ดังที่ Benjamin Franklin ได้กล่าวเอาไว้ว่า “Lost time is never found again”
“เวลา” เป็นสิ่งที่มีค่าที่สุดเพราะเมื่อมันผ่านไปแล้ว จะให้มันย้อนคืนกลับมาก็ไม่ได้
แต่ก็ยังดีที่เวลานั้นเท่าเทียม ทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงต่อวันเท่ากัน
เวลาเป็นสิ่งที่ขอเพิ่มไม่ได้ แต่เป็นสิ่งที่บริหารจัดการให้ใช้มันได้ดีขึ้นได้
ในบทความนี้ ผมจะมาแนะนำ 7 Framework ในการจัดการเวลาที่น่าสนใจครับ
อ่านจบรับรองว่าเอาไปใช้งานได้เลย
7 Framework จัดการเวลา
1. Time Blocking
“ถ้าคุณไม่จองเวลาของตัวเอง คนอื่นจะมาจองเวลาคุณ”
การทำ Time Blocking คือการที่คุณจองเวลาให้กับตัวเองใน Calendar ของคุณเพื่อทำอะไรบางอย่างเช่นเป็นเวลาสำหรับการวางแผน หรือเวลาสำหรับการทำ Focused Work เป็นต้น
2. Kanban Board
“การรู้ว่าต้องทำอะไร ทำเมื่อไหร่ หรืองานต่างๆ อยู่ในสถานะไหน จะทำให้บริหารงานได้ดีขึ้น”
Kanban คือการแบ่งช่องที่บ่งบอกสถานะการทำงานเป็นหลายๆ ช่อง
ที่นิยมก็จะเป็น 3 ช่องแทน To Do, Doing และ Done
ถ้าวางแผนว่าจะทำก็ใส่ Card ลงไปใน To Do ถ้าทำอยู่ก็ใส่ไว้ใน Doing และถ้าทำเสร็จแล้วก็ใส่ไว้ใน Done
3. Eisenhower Matrix
“ถ้าทุกอย่างสำคัญเท่าๆ กันหมด จะไม่มีอะไรสำคัญเลย”
Eisenhower Matrix จะแบ่งงานเป็น 4 แบบ
ถ้างานด่วนและสำคัญ ให้ลงมือทำทันที (Do)
ถ้างานไม่ด่วนแต่สำคัญ ให้ตั้งเวลาไว้ทำ (Decide)
ถ้างานด่วนแต่ไม่สำคัญ ให้มอบหมายงาน (Delegate)
ถ้างานไม่ด่วนและไม่สำคัญ ให้กำจัดมันทิ้งไปซะ (Delete)
4. Pomodoro
“มนุษย์เรามีเวลาที่โฟกัสจำกัด”
Pomodoro คือศาสตร์ที่ช่วยให้เราโฟกัสในการทำงานได้ดีขึ้น ซึ่ง Interval ปกติของการทำ Pomodoro คือให้โฟกัสกับงานอะไรบางอย่างแค่ 1 งานเป็นระยะเวลา 25 นาที จากนั้นพอครบเวลาให้พัก 5 นาที (สามารถใช้นาฬิกาหรือแอป Pomodoro ในการจับเวลาได้)
ทำแบบนี้อีก 3 รอบ แต่รอบสุดท้าย แทนที่จะพัก 5 นาที ให้เพิ่มเวลาพักเป็น 15 นาที
ใน 1 วัน ให้ทำงานที่โฟกัส 25 นาที จำนวน 12 ครั้งก็ถือว่าได้โฟกัสงานมากๆ แล้ว
5. GTD
“มีงานต้องทำให้เสร็จตามกำหนด มีโปรเจคต์ต้องบริหารให้ลื่นไหล”
GTD หรือ Getting Things Done เป็น Productivity Framework ที่คิดค้นโดยคุณ David Allen ซึ่งมีทั้งหมด 5 ขั้นตอนคือ
1. Capture: เขียนขึ้นมาก่อนว่าคุณมีอะไรต้องทำบ้าง
2. Clarify: จัดลำดับความสำคัญให้กับสิ่งที่ต้องทำ
3. Organize: เอาสิ่งที่ต้องทำต่างๆ เข้าระบบ จัดระเบียบให้กับมัน (เช่นการใช้ Kanban ช่วยจัดการ)
4. Reflect: รีวิวงานที่จะต้องทำเพื่อที่จะได้ควบคุมและโฟกัสกับสิ่งที่ต้องทำให้ได้
5. Engage: ลงมือทำ
6. 1-3-5
“เวลา 1 วันมีจำกัด ทำแค่ 1-3-5 ก็พอ”
ให้ลองแบ่งงานออกเป็น 3 ประเภท
1 งานใหญ่ (อาจจะใช้เวลา 2-3 ชั่วโมง)
3 งานขนาดกลางๆ (อาจจะใช้เวลาไม่เกิน 1 ชั่วโมง)
และ 5 งานขนาดเล็ก (อาจจะใช้เวลา 5-15 นาที)
จากนั้นให้โฟกัส พยายามทำงานเหล่านี้ให้เสร็จภายใน 1 วันก็พอ
อ่านเกี่ยวกับเทคนิค 1-3-5 เพิ่มเติมได้ที่นี่
7. Eat that Frog
“อะไรที่กลืนยาก ให้กลืนลงไปก่อน (เพราะยังไงก็ต้องกินอยู่ดี”
แนวคิด Eat that Frog เป็นแนวคิดของ Brian Tracy ที่บอกว่าให้เริ่มต้นการทำงานด้วยการทำเรื่องยากๆ ก่อน เพราะเมื่อทำสำเร็จ จะรู้สึกว่ามี Accomplishment อะไรบางอย่าง และอยากจะทำให้เราเคลียร์งานอื่นๆ ต่อ
ป.ล. ในความเห็นของผม แนวคิดนี้อาจจะใช้ไม่ได้ตลอดเวลา วันไหนที่อึน มึน มากๆ บางทีการ Eat that Cake ก่อน (ทำของง่ายก่อน)ก็อาจจะดีกว่า
สรุป
และนี่คือ Framework การจัดการเวลาทั้ง 7 ตัวที่น่าสนใจนะครับ
ถ้าคุณสนใจเรื่องบริหารจัดการเวลา และทำให้ตัวเอง Productive ขึ้น ผมพึ่งออกหนังสือใหม่ที่ชื่อว่า Productivity Flow ที่มีแนวคิด เทคนิค และความรู้เรื่อง Productivity ที่อ่านจบปุ๊ปเอาไปใช้ได้ทันทีเป็นสิบๆ อย่าง มาแนะนำครับ
ถ้าสนใจ ไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่ครับ
มาทำให้ชีวิต “Flow” ไปด้วยกันนะครับ 🙂
