“มีโปรเจกต์มากมายที่อยากทำ มีกองงานมหาศาลที่ต้องรับผิดชอบ มีภาระอันใหญ่หลวงที่ต้องคอยดูแล”
ก่อนอื่นบอกก่อนเลยว่า…ผมเองก็ค่อนข้างจะมีนิสัยใกล้เคียงกับคำนิยามด้านบน (มนุษย์เจ้าโปรเจกต์) อยู่เหมือนกัน เพราะขนาดบล็อกที่กำลังเขียนอยู่ตอนนี้ก็เป็นหนึ่งในโปรเจกต์ส่วนตัวของผมเช่นกัน ฮา
โดยหนึ่งในปัญหาที่ผมเคยพบก็คือ ‘การทำงานหนักจนแทบไม่เหลือเวลาพักผ่อน’ เพราะมีสิ่งต่างๆ มากมายให้ต้องทำ สิ่งนู้นก็สำคัญ สิ่งนี้ก็สำคัญ ทั้งเล็ก ทั้งใหญ่ ต่างก็มี Deadline ที่ต้องทำให้เสร็จเต็มไปหมด
หากคุณกำลังเจอปัญหานี้อยู่ ผมจะมาแชร์ทริคการจัดการงานด้วยกฎ 1-3-5 ให้ได้รู้จักกัน รับรองว่า ถ้าคุณอ่านจบแล้วนำไปปรับใช้ ประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะเพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัว แถมมีเวลาเหลือเฟือไปพักผ่อนอีกด้วย
กฎ 1-3-5 คืออะไร?
กฎ 1-3-5 คือกฎการทำ To-Do list เพื่อใช้จัดการกับงานต่างๆ โดยการแบ่งงานในแต่ละวันออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ ตามขนาด ดังนี้
รูปจาก themuse
งานขนาดใหญ่ 1 ชิ้น
งานขนาดย่อม 3 ชิ้น
และงานขนาดยิบย่อย 5 ชิ้น
1. งานขนาดใหญ่
งานประเภทนี้เป็นงานที่ต้องใช้พลังงานมาก และระยะเวลาในการทำค่อนข้างนาน โดยอาจจะกินเวลาถึงครึ่งวัน หรือเกือบทั้งวัน ยกตัวอย่างเช่น งานวางแผนพัฒนาบริษัทในระยะยาว งานสรุปผล และประเมินความสามารถพนักงานรายบุคคลประจำปี หรือแม้กระทั่งงานเขียนบล็อกลงเว็บไซต์ Content Shifu และ Magnetolabs ก็ด้วย
2. งานขนาดย่อม
“ย่อม” มีความหมายตามพจนานุกรมว่า มีขนาดที่ค่อนข้างเล็กเมื่อเทียบกับสิ่งที่ใหญ่กว่า
ความหมายของงานประเภทนี้ก็ตรงตามชื่อเลยครับ “งานที่มีขนาดเล็กกว่างานขนาดใหญ่ที่พูดไปในข้อก่อนหน้า” ซึ่งนั่นแปลว่า คุณมีโอกาสที่จะทำงานประเภทนี้เสร็จได้มากกว่า ดังนั้น หากจะเพิ่มจำนวนขึ้นมาอีกสักชิ้นสองชิ้น คุณก็ ‘ย่อมทำมันเสร็จได้อย่างแน่นอน’
ถ้ายังนึกภาพไม่ออก งั้นขอยกตัวอย่างที่ใกล้ตัวสุดในตอนนี้เลยแล้วกัน ก็คือ Social Post ที่ผมกำลังเขียนอยู่ตอนนี้นั่นเอง สมมติว่า ปกติผมใช้เวลาในการวางแผนพัฒนาบริษัทในระยะยาว 1 ชิ้น 4 ชั่วโมงครึ่ง (งานขนาดใหญ่) แต่ถ้าเป็นการเขียน Social Post (งานขนาดย่อม) ผมสามารถทำเสร็จได้ถึง 3 ชิ้น ภายในเวลา 4 ชั่วโมงครึ่งเช่นกัน เพราะด้วยระดับความยาก-ง่ายของงานประเภทนี้ จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผมจะทำงานเสร็จได้มากกว่าภายในเวลาที่เท่ากันครับ
3. งานขนาดยิบย่อย
งานประเภทนี้ส่วนใหญ่มักจะใช้พลังงานน้อย และระยะเวลาในการทำค่อนข้างสั้น หรือบางทีอาจจะแค่ ‘แป๊บเดียว’ ยกตัวอย่างเช่น การตอบอีเมลลูกค้า การตรวจงานของทีม การจัดการเอกสารเบิกจ่ายสั้นๆ
โดยทั้งนี้อาจจะต้องดูอีกทีด้วยว่า งานยิบย่อยชิ้นนั้นสำคัญจริงๆ รึเปล่า มีคนอื่นเต็มใจ และสามารถทำแทนคุณได้หรือไม่?
กฎนี้เป็นวิธีการหนึ่งที่จะช่วยจัดการงานต่างๆ ได้ดีมากยิ่งขึ้น เพราะได้มีการจัดแบ่งสัดส่วนความเหมาะสมของปริมาณงานแต่ละประเภทเอาไว้ได้อย่างดี และเมื่อทำตามลิสต์ทั้งหมด คุณก็จะพบว่า ใน 1 วันสามารถทำงานเสร็จได้ถึง 9 งานเลยทีเดียว!
ส่วนงานขนาดใหญ่อีกหลายชิ้นที่เหลือ คุณก็แค่เก็บไว้ทำวันถัดไปก็เท่านั้น แน่นอนว่า มันดีกว่าการนั่งตะบี้ตะบันทำแต่งานขนาดใหญ่ให้เสร็จภายในวันเดียว ชื่อก็บอกอยู่แล้วว่า “ขนาดใหญ่” แปลว่า มันต้องใช้พลังงานเยอะ และระยะเวลาในการทำที่นานกว่างานประเภทอื่น
ดังนั้น ถ้าโถมทำเยอะๆ ในวันเดียวหรือจะทำงานแบบ “One night miracle” ร่างกาย และสมองของคุณก็อาจจะล้าเอาได้
สรุป
นี่เป็นเพียงทริคจัดการงานง่ายๆ ที่ผมนำมาฝากคุณ ลองนำไปปรับใช้ดู ส่วนผลออกมาเป็นยังไง ก็อย่าลืมมาเล่าสู่กันฟังในคอมเมนต์ด้วยนะครับ
สุดท้ายนี้มีสุภาษิตที่ว่าเอาไว้ว่า “Rome was not built in a day” กรุงโรมไม่ได้สร้างเสร็จภายในวันเดียว ก็เหมือนกับงานและโปรเจกต์ต่างๆ ที่ไม่สามารถสร้างออกมาให้ยิ่งใหญ่อลังการภายในระยะเวลาสั้นๆ ได้ และสิ่งสำคัญที่อย่าลืมคือถึงแม้ว่า “Rome was not built in a day” แต่ “They were laying bricks every hour” พวกเขาลงมือก่อร่างสร้างอิฐในทุกชั่วโมง เพราะฉะนั้นคุณก็อย่าลืมที่จะสร้าง “อิฐ” ของคุณอย่างสม่ำเสมอด้วยเช่นเดียวกัน
ตาคุณแล้ว
คุณเคยทำ To-Do list แล้วรึยัง? ถ้ายัง ก็ถึงเวลาแล้วครับ หยิบปากกาขึ้นมา ลิสต์งานทั้งหมดลงบนกระดาษเปล่าแล้วเริ่มลงมือทำซะ!
Happy being Productive ครับ 🙂
ปล. ผมเคยแชร์เรื่องทริคการจัดการเวลาเอาไว้ในบทความก่อนหน้าด้วย ถ้าสนใจ ลองเข้าไปอ่านกันได้นะครับ >> 9 ทิปส์ง่ายๆ ในการจัดการเวลาสำหรับผู้บริหาร
