งานก็เยอะ โปรเจกต์ก็แยะ
งานด่วน งานเร่งถาโถมไปหมด
เห็นแล้วท้อ ไม่รู้จะเริ่มทำจากตรงไหนก่อนดี…
ในชีวิตของคนทำงาน ต้องยอมรับว่าไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะจัดการกับกองงานต่างๆ ได้เป็นอย่างดีตลอดรอดฝั่ง เพราะยิ่งเติบโต มีประสบการณ์เพิ่ม อยู่ในตำแหน่งที่สูงมากขึ้นเท่าไร ภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบ และกองงานก็ยิ่งทวีคูณมากขึ้นตามไปด้วย
หากคุณกำลังเจอปัญหานี้อยู่ รู้สึกว่าจัดการกับชีวิตตัวเองได้ไม่ค่อยดี บทความนี้ผมจะมาแนะนำเทคนิค Zen to Done หนึ่งในเทคนิคที่จะช่วยบริหารเวลาที่ดีต่อใจครับ
Zen to Done คืออะไร?
Zen to Done หรือ ZTD คือเทคนิคการบริหารเวลา และจัดการงานเวิร์กโฟลว์ทีละขั้นตอนให้เข้ากับนิสัย เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งถูกคิดค้นขึ้นโดยคุณ Leo Babauta ผู้เขียนบล็อก Zen Habits โดยจะเน้นไปที่ ‘เป้าหมาย และการกระทำ’ เป็นหลัก แตกต่างจาก Getting to Done หรือ GTD ที่เน้นการจัดการงานให้เสร็จ ครอบคลุม และมีขั้นตอนที่ซับซ้อน
10 ขั้นตอนทรงพลังแห่ง Zen to Done
ต้องบอกก่อนว่า ปกติแล้ว Zen to Done มีทั้งหมด 10 ขั้นตอนนะครับ แต่ Leo Babauta ได้ย่อให้เหลือเพียง 4 ขั้นตอนแรก เพื่อให้สามารถนำไปปรับใช้ได้ง่ายขึ้นจนกลายเป็นนิสัยติดตัวก่อนที่จะค่อยๆ ทำขั้นตอนข้ออื่นต่อไป
ขั้นตอนที่ 1 : ทำ To-do list
หยิบสมุดโน้ตขึ้นมาแล้วลองดูว่า ตอนนี้งานทั้งหมดที่คุณถืออยู่ในมือมีกี่งาน? งานไหนบ้าง? จากนั้น จดลงไปให้หมด แต่จริงๆ อาจจะไม่จำเป็นต้องเป็นสมุดก็ได้นะครับ เป็นโน้ตในโทรศัพท์หรืออะไรที่สามารถจดกันลืมได้ก็ใช้ได้หมดเลย
ขั้นตอนที่ 2 : รีเช็คงานที่ต้องทำ
เมื่อลิสต์ทุกอย่างจนครบแล้ว ก่อนจะไปวางแผนจัดการในขั้นตอนต่อไป ให้คุณลองรีเช็คงานทั้งหมดอีกรอบ เผื่อว่าบางทีรีบๆ ลืมบางงานไป กันพลาดอีกทีครับ
ขั้นตอนที่ 3 : เลือกลิสต์งานที่ต้องทำให้เสร็จในแต่ละวัน
แน่นอนว่ามีหลายงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ แต่ด้วยเวลาที่จำกัด รวมไปถึงเราเองก็ไม่ได้มือ 20 มือที่จะทำหลายอย่างแบบทศกัณฐ์ ตัวการ์ตูนในรามเกียรติ์ด้วย ดังนั้น วิธีการจัดการที่ดีที่สุดคือ ให้คุณเลือกลิสต์ ‘งานสำคัญ’ ที่ต้องทำให้เสร็จแน่ๆ ในแต่ละวันกับสัปดาห์ออกมา
ขั้นตอนที่ 4 : วางสล็อตเวลาการทำแต่ละงาน
ทีนี้พอได้ลิสต์งานที่ต้องทำให้เสร็จแน่ๆ แล้ว ต่อไปก็สล็อตเวลาการทำของแต่ละชิ้นงานเลยครับ แนะนำว่า ให้ลองวางไว้หลวมๆ ก่อน เผื่องานนั้นกินระยะเวลาในการทำนานหรือมีปรับแก้บางส่วนเพิ่มเติม อีกอย่างคือคุณจะได้ไม่เครียดมากกับการผิดแผนที่วางไว้ด้วยครับ
ขั้นตอนที่ 5 : จัดระบบให้เข้าใจง่าย
แบ่งประเภทของงานแต่ละประเภทให้ชัดเจน แยกงานกับเรื่องตัวออกจากกัน อันไหนงานประจำหลักที่ต้องทำ อันไหนงานรองที่รับฟรีแลนซ์เอาไว้ ส่วนอันไหนที่ยังไม่แน่ใจรายละเอียด ให้คุณลิสต์แยกไว้ในอื่นๆ ก่อน
ขั้นตอนที่ 6 : จัดระเบียบชีวิต
นำกองดองไฟล์งานทั้งหมดมาเรียง grouping ประเภทเดียวกันไว้ในโฟลเดอร์รวมเพื่อลดความซับซ้อน คุณเองจะได้ไม่ต้องนั่งหาให้ลายตา เวลาที่จะมาทำงานแต่ละชิ้น อีกทั้งยังช่วยประหยัดเวลาชีวิตขึ้นเป็นกองด้วย
ขั้นตอนที่ 7 : รีวิวสิ่งทำ
ขั้นตอนนี้เป็นเหมือนการ Self-reflection ของงานแต่ละชิ้นเลยครับ เจียดเวลามาสักหน่อยแล้วรีวิวงาน ดูผลลัพธ์ของแต่ละชิ้น ทบทวนว่ามีตรงไหนที่ต้องปรับปรุงบ้าง? งานชิ้นนี้เข้าใกล้เป้าหมายที่วางไว้มากแค่ไหน? สำเร็จแล้วรึยัง?
ขั้นตอนที่ 8 : ทำทุกอย่างให้ง่าย ลดความซับซ้อน
ลองดูว่า งานไหนจำเป็นหรือไม่จำเป็น? อยู่ในขอบเขตความรับผิดชอบของคุณรึเปล่า? มีคนอื่นสามารถทำแทนได้ไหม? ถ้าไม่ใช่ความรับผิดชอบของตัวเอง เป็นหน้าที่คนอื่นก็ลบทิ้งไปเลยครับ คุณจะได้เอาเวลาที่เหลือนี้ไปโฟกัสงานอื่นให้ดีมากขึ้นด้วย
ขั้นตอนที่ 9 : ทำวนไป!
ทำแบบนี้ให้ติดเป็นนิสัย กลายเป็นส่วนหนึ่งของ ‘กิจวัตร’ คุณไปเลยโดยที่ไม่ต้องรอให้มีแจ้งเตือนหรือใครมาบอกให้ทำยิ่งดี ทำทุกอย่างวนลูปนี้ไปเรื่อยๆ ทุกวัน สัปดาห์ เดือนไปจนถึงปี…
ขั้นตอนที่ 10 : ตามหา Passion ในการทำให้เจอ
หาว่าอะไรคือเหตุผล แรงขับเคลื่อนที่ทำให้คุณต้องทำสิ่งนี้ เงิน ความหลงใหลในเนื้องาน ครอบครัว หรืออะไรก็ตาม แต่อาจจะไม่ต้องถึงขั้น Passion กับมันสุดๆ ก็ได้นะครับ เพียงแต่ว่า คุณต้องหาเหตุผลให้ตัวเอง Passionate กับทุกอย่างที่ทำก็เท่านั้นเอง 🙂
อ่านเพิ่มเติม: Passion คือสิ่งจำเป็นที่สุดในการทำงานจริงรึเปล่า?
สรุป
และทั้งหมดนี้ก็คือ 10 ขั้นตอนทรงพลังแห่ง Zen to Done ที่ Leo Babauta แนะนำให้ทำวนไปเรื่อยๆ อย่างน้อย 30 วัน เพื่อบริหารเวลา และ productivity ให้ดียิ่งขึ้น ลองนำไปปรับใช้กับดู รับรองว่า จะช่วยจัดการกองงานมหาศาล ประหยัดเวลาไปได้เยอะ แถมก็ไม่ต้องมารู้สึกซัฟเฟอร์กับตัวเองด้วยว่า จัดการชีวิตได้ไม่ดีพอ
เพราะสุดท้ายแล้ว งานก็เป็นเพียงส่วนหนึ่งของชีวิต อย่าปล่อยให้ชีวิตกลายเป็นส่วนหนึ่งของงาน…
