“ช่วงนี้งานชุม งานเยอะ งานแยะ กินเวลาชีวิตไปหมด ถึงแม้จะทำ To-Do list ที่เขาว่ากันว่าเวิร์กก็แล้ว…แต่ก็ยังรู้สึกว่าไม่เวิร์กอยู่ดี เพราะยิ่งทำไปเรื่อยๆ กองงานก็ไม่ได้มีท่าทีจะลด แถมบางครั้งยังโฟกัสไม่ถูกด้วยว่า ต้องเริ่มจากตรงไหนก่อน นู่นกับสำคัญ นี่ก็สำคัญ นั่นก็เร่ง นี่ก็ด่วน สุดท้ายต้องหอบงานมาทำต่อที่บ้านหรือวันหยุดทุกที”
สำหรับใครที่กำลัง suffer อยู่ ในบทความนี้ ผมมีตัวช่วยเคลียร์งานขั้นเทพมาฝาก
ถ้าคุณยังไม่เคยได้ยินหรือไม่เคยรู้จัก Kanban Board มาก่อน ผมรับรองว่าบทความนี้จะเปิดโลกการบริหารจัดการงานให้กับคุณ!
Kanban Board คืออะไร?
Kanban (かんばん) อ่านเป็นภาษาไทยว่า ‘คัมบังบอร์ด’ คือบอร์ดเคลียร์งานอายุกว่าครึ่งศตวรรษที่ถูกคิดค้นโดยบริษัท Toyota ในปี 2506 ซึ่งมีจุดประสงค์หลักเพื่อทำให้เห็นภาพของงานทั้งหมด ช่วยพนักงานจัดการงานต่างๆ ได้ง่ายขึ้น และโฟกัสได้มีประสิทธิภาพกว่าเดิม
Kanban Board เวิร์กกว่า To-Do list ยังไง?
ถ้าเป็นในแง่ความเวิร์ก ผมมองว่า Kanban Board ช่วยจัดลำดับความสำคัญได้ดีกว่า อย่างที่บอกไปว่า ทำให้เห็นภาพชัดเจน บวกกับหากคนอื่นมาดู ก็สามารถเข้าใจได้ง่าย ไม่ใช่การรู้อยู่คนเดียวแบบ To-Do list ว่า งานนั้นทำไปถึงขั้นตอนไหน? และก็ไม่ใช่การลิสต์ทุกอย่างเอาไว้แล้วถือจนล้นมือในครั้งเดียวด้วยเช่นกัน
3 ขั้นตอนสำคัญสร้าง Kanban Board บอร์ดเคลียร์งานขั้นเทพ
ขั้นตอนที่ 1 : สร้างบอร์ดซะ!
อันดับแรกให้คุณหากระดานเปล่ามา จากนั้น ให้แบ่งตารางออกเป็น 3 คอลัมน์
คอลัมน์ที่ 1 – งานที่ต้องทํา (To Do)
คอลัมน์ที่ 2 – งานที่กําลังทํา (Doing)
คอลัมน์ที่ 3 – งานที่ทำเสร็จแล้ว (Done)
ทั้งนี้ก็ไม่ได้กำหนดตายตัวนะครับว่า จะต้อง 3 คอลัมน์แบบที่ผมบอก คุณอาจจะมีสัก 5 คอลัมน์ เพิ่มคอลัมน์งานที่เข้ามาใหม่ (Backlog) และงานที่ต้องพักไว้ก่อน เพราะมีงานด่วนกว่าต้องทำ (On Hold) ด้วยก็ได้ เอาเป็นว่า ขึ้นอยู่กับความถนัดของคุณกับความเหมาะสมของเนื้องานเลย
ขั้นตอนที่ 2 : สร้างการ์ดซะ!
พอสร้างบอร์ดแล้ว ต่อไปก็ถึงเวลาสร้างการ์ดงาน นำลิสต์งานทั้งหมดเขียนลงไปใน Post-It ทีละอัน ซึ่งที่ต้องเป็น Post-It ก็เพราะสามารถย้ายไปมาตามคอลัมน์ต่างๆ ได้ง่าย และเมื่อทำเสร็จเรียบร้อย ให้คุณนำ Post-It แต่ละอันไปแปะที่คอลัมน์นั้นๆ
ขั้นตอนที่ 3 : นำการ์ดไปแปะที่บอร์ด
ต้องโน้ตไว้ก่อนว่า ก่อนจะไปแปะ อย่าลืมตั้งกฎเหล็กกับตัวเองด้วย โดยก็อาจจะลิมิตชิ้นงานต่อคอลัมน์เอาไว้ ยกตัวอย่างเช่น งานที่กําลังทํา (Doing) มีได้ไม่เกิน 2 ชิ้น ส่วนงานที่ต้องทํา (To Do) และงานที่ทำเสร็จแล้ว (Done) ก็อาจจะมีได้ไม่จำกัด เพื่อให้เราสามารถโฟกัสงานได้ดีขึ้น ไม่จับปลาหลายมือจนเกินไปนั่นเอง
ขั้นตอนที่ 4 : ปั่นงานแล้ว ‘ย้ายการ์ด’ วนไป
ทีนี้พอมีครบทุกอย่างแล้ว ก็ลงมือปั่นงานให้เต็มที่เลย! พองานไหนเสร็จก็ย้าย Post-It จากคอลัมน์งานที่กําลังทํา (Doing) ไปสู่คอลัมน์งานที่ทำเสร็จแล้ว (Done) พอ Post-It คอลัมน์เดิมหมดก็ไปย้ายของคอลัมน์งานที่ต้องทํา (To Do) มาใหม่อีกที ทำแบบนี้วนไปเรื่อยๆ จนกว่างานจะหมดสต็อก…
ตาคุณแล้ว
ถึงทีของคุณแล้ว สร้างบอร์ดเลย! แต่ถ้าที่บ้านไม่มีบอร์ดก็ไม่เป็นไร คุณสามารถใช้ Trello หรือ Notion แทนได้ ซึ่งแอปพลิเคชั่นเหล่านี้อาจจะพิเศษกว่า Post-It ด้วยซ้ำเพราะมันสามารถใส่วันครบกำหนด แชร์ให้ทีมคนอื่นเห็น และแท็กเพื่อทำงานร่วมกันได้ด้วย ยังไงลองไปใช้กันดูนะครับ
อ่านเพิ่มเติม: แนะนำ 16 ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
สรุป
Kanban Board เป็นหนึ่งในเครื่องมือเคลียร์งานขั้นเทพที่ช่วยชีวิตผู้คนจากกองงานที่ถาโถมมานักต่อนักแล้ว ผมว่าเหมาะกับทุกคน Adapt ได้กับทุกงาน ทั้งงานออฟฟิศ งานส่วนตัว หรืองานบ้านก็ได้เช่นกัน
หลังจากอ่านบทความนี้จบ ลองเอาไปใช้ดู และถ้าใช้แล้วดี เอาไปบอกต่อให้เพื่อนหรือคนรู้จักเพิ่มก็ได้ เพื่อที่ว่าทั้งคุณและเพื่อนจะได้ Productive ขึ้นไปด้วยกัน!
