[แชร์ประสบการณ์] จัดการชีวิตการทำงานให้อยู่หมัดด้วย “Time Tracking”

“Time Tracking” คือการจับเวลาว่าเราใช้เวลาไปกับการทำงานแต่ละอย่างมากน้อยแค่ไหน ซึ่งโดยปกติแล้วการทำ Time Tracking มักจะต้องมาพร้อมๆ กับการจัดการงานด้วย Project Management Tools หรือ GTD Tools

จริงๆ เมื่อก่อนผมต่อต้านไอเดียการทำ Time Tracking กับตัวเองมากๆ เพราะ 1. ผมรู้สึกว่าการทำ Time Tracking ทำให้ผมมีขั้นตอนในการทำงานเพิ่มขึ้นอีก 1 ขั้นในทุกๆ งาน 2. ผมมีงานหลากหลายรูปแบบจนเกินกว่าที่จะทำการ Track หรือ Log ได้ (ถ้านับ Function งานที่ทำประจำก็มีอย่างน้อยๆ 5 แบบด้วยกัน)

แต่พอได้ลองมาลงมือทำการ Track จริงๆ ผมพบว่าการตัดสินใจลองทำ Time Tracking เป็นหน่ึงในการตัดสินใจที่ดีที่สุดของผมในปี 2020 ในเรื่องงานเพราะมันทำให้ผมทำงานเสร็จและคุณภาพได้ รวมไปถึงเข้าใจการทำงานของตัวเองมากขึ้นดีกว่าแต่ก่อนมากๆ

ในบทความนี้ ผมจะมาแชร์ประสบการณ์และคำแนะนำในการทำ Time Tracking ให้ประสบความสำเร็จนะครับ ถ้าคุณอยากลองทำ Time Tracking กับตัวเองหรือกับทีม ผมคิดว่าบทความนี้น่าจะมีประโยชน์ครับ 🙂

ความเชื่อผิดๆ เกี่ยวกับการทำ Time Tracking

ก่อนที่จะไปแชร์วิธีการทำ Time Tracking ให้ได้ผล ผมขอแชร์ 3 ความเชื่อผิดๆ เกี่ยวกับการทำ Time Tracking ก่อนนะครับ

1. เสียเวลา

การทำ Time Tracking เป็นเรื่องเสียเวลา เอาเวลาไปทำงานดีกว่า!

ถ้าคุณจะทำ Time Tracking สิ่งที่คุณต้องทำคือการสร้าง Task งานขึ้นมา จากนั้นก็กด Track ดูว่าคุณใช้เวลากับงานนั้นๆ ไปมากเท่าไหร่

คำพูดที่ผมมักจะพูดกับตัวเองประจำคือ “แม่ง ยุ่งยากและเสียเวลาว่ะ”

แต่พอได้ลงมือทำจริงๆ การจะทำ Time Tracking ผมจะต้องวางแผนในแต่ละวันให้ดีขึ้น รวมไปถึงการมีสติและรู้ตัวเองมากขึ้นเวลาทำงาน (ไม่สามารถนั่งทำนู่นนี่นั่นไปเรื่อยเปื่อยได้)

ซึ่งเอาจริงๆ การทำ Time Tracking นั้นอาจจะทำให้ผมต้องใช้เวลาในการ Track มากขึ้นสักวันละ 20-30 นาที แต่ผมคิดว่ามันทำให้ผมสามารถผลิตงานออกมาได้ปริมาณและคุณภาพมากขึ้นเยอะเลย (อาจจะพูดได้เลยว่าเสียเวลาแค่ 20-30 นาที แต่ทำให้ได้งานกลับมาเทียบเท่าเวลา 2-3 ชั่วโมง)

ถ้าเราไม่เสียเวลาไปกับการวัดผลและการตระหนักรู้ตัวเอง เราจะเสียเวลามากกว่าไปกับอะไรก็ไม่รู้ครับ

2. ไม่เหมาะกับคนที่ทำงานหลากหลาย

ฉันทำงานหลากหลาย จะ Track Time ทำไม่ได้หรอก!

ผมเองก็เคยคิดแบบนั้น เอาจริงๆ คือไม่ใช่มันทำไม่ได้ เพียงแต่ว่าตอนนี้ “ใจ” ของผมมันไม่ได้

จากที่ผมเคยลองแตกลักษณะงานของผมออกมาดู ผมพบว่าผมมีรูปแบบงานประมาณนี้ครับ Business Development, Finance & Accounting, Marketing/Content, PR, HR และ Management ซึ่งเอาจริงๆ มันค่อนข้างหลากหลายและไม่เหมือนกันมาก

แต่พอทำจริงๆ มันทำได้ครับ

แถมยังทำให้ชีวิตรู้สึก “Zen” ขึ้นด้วยเพราะเราสามารถจัดการงานที่หลากหลายและตระหนักรู้ตัวเองได้มากขึ้น

ไม่ว่าจะเป็นงานบริหารจัดการ งาน Production หรืองานในรูปแบบไหนก็ตาม สามารถใช้ Time Tracking ได้ คอนเฟิร์ม!

เดี๋ยวผมจะแชร์วิธีบริหารงานที่หลากหลายโดยการการจัดกลุ่มงานในหัวข้อถัดๆ ไปนะครับ

Note: ผมคิดว่าการทำ Time Tracking ไม่ได้เหมาะกับงานทุกงานนะครับ ผมคิดว่างานที่เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับ Business, Content, Design ต่างๆ สามารถทำ Time Tracking ได้ แต่สำหรับงานที่เป็นงาน Art หรืองาน Creative การทำ Time Tracking อาจจะเป็นตัวจำกัดความคิดสร้างสรรค์ได้นะครับ

3. มันคือการจับผิด

นี่จะต้องมานั่งจับผิดกันแน่ๆ เลยว่าเราทำอะไรไปในแต่ละวันบ้าง!

ในข้อนี้ ผมพูดถึงประเด็นในการเรื่องบริหารจัดการทีมครับ

จริงๆ แล้วจุดประสงค์ของการทำ Time Tracking ไม่ใช่การมานั่งจับผิด แต่คือการช่วยเพิ่มความเข้าใจให้กับทั้งหัวหน้าและทีมงาน และสุดท้ายเพื่อนำไปสู่การพัฒนา

สำหรับหัวหน้าจะเข้าใจ Workload ของทีมมากขึ้นและช่วยให้จัดลำดับความสำคัญของงานให้กับทีมได้ (ก่อนที่จะทำ Time Tracking ต้องทำ Time Estimate เพื่อดูว่างานนั้นๆ น่าจะต้องใช้เวลาเท่าไหร่)

สำหรับทีมงานก็จะเข้าใจ Performance ของตัวเองมากขึ้นว่าตัวเองนั้นทำงานแต่ละ Task เสร็จเร็วหรือช้ายังไง นอกจากนั้นแล้วการ Track Time ยังอาจจะเป็นอีกหนึ่งตัวที่ช่วยในการบอกคุณภาพของงานด้วย (ถ้าคุณภาพไม่ดีจะโดนแก้บ่อย ถ้าโดนแก้บ่อยก็ต้องใช้เวลากับงานนั้นๆ นาน)

อะไรที่วัดผลได้จะสามารถพัฒนาให้ดีขึ้นได้

Note: การทำ Time Tracking เป็นเพียงแค่หนึ่งในหลายวิธีในการพัฒนาและโค้ชทีมงานนะครับ คุณไม่ควรใช้แค่เรื่องนี้เป็นตัวตัดสินใจว่าใครทำงานดี/เก่ง/เร็ว นะครับ

คำแนะนำในการทำ Time Tracking

1. ลอง

คำแนะนำแรกสุดและง่ายที่สุดคือการทดลองทำ

ซึ่งคำว่าทดลองในที่นี้ไม่ใช่แค่การทดลอง 1-2 วันแล้วก็เลิกนะครับ ผมแนะนำให้คุณทดลองทำสักเดือนนึงก่อน และถ้าในกรณีที่คุณมีทีมงาน คุณควรจะต้องลอง Track Time ของตัวเองก่อนที่จะบอกให้ทีมทำ เพื่อที่ว่าคุณจะได้เข้าใจก่อน

2. ให้ความสำคัญกับการจัดหมวดหมู่

บริษัทของผมจะมีการจัดหมวดหมู่ของงานไว้ 5 หมวดหมู่คือ Task, Review, Meeting, Communication & Transport (หลักการคือไม่ว่างานแบบไหนในบริษัทของคุณ คุณก็สามารถจัดหมวดหมู่ให้ตกใน 5 หมวดหมู่นี้ได้)

3. ทำการ Log แทน Track

มันจะมีงานหลายแบบที่ถ้าคุณทำการ Track มันจะทำให้ชีวิตคุณยากขึ้นมากเช่นการเดินทางหรือตอน Meeting กับลูกค้า (คุณคงไม่อยากที่จะเปิดโปรแกรมในการ Track ระหว่างเดินทาง หรือระหว่างที่คุยงานกับลูกค้า จริงไหมครับ?)

วิธีการที่ผมแนะนำสำหรับ Task เหล่านี้คือการ Log แทนการ Track ครับ

การ Log คือการมาบันทึกย้อนหลังว่า Task นั้นๆ คุณใช้เวลาเท่าไหร่ และผมแนะนำว่าให้คุณ Log แบบ 15 Minutes Interval ครับ เช่นถ้าคุณใช้เวลา 12 นาที คุณ Log ไปเลย 15 นาที หรือถ้าคุณใช้เวลา 33 นาที คุณ Log ไปเลยที่ 30 นาทีครับ ที่แนะนำให้ทำแบบนี้คือจะได้ทำมันได้ง่ายๆ ครับ

4. ให้ความสำคัญกับ Report

Report จะช่วยให้คุณรู้ว่าเวลาทั้งหมดที่คุณ Track ไว้เป็นยังไง คุณใช้เวลากับงานในรูปแบบไหนมาก หรือใช้เวลากับ Project ไหนเยอะ

พอคุณได้ลองเริ่ม Track เวลาไปสัก 1-2 สัปดาห์แล้ว ผมแนะนำให้คุณลองไปดู / สร้าง Report ที่เหมาะกับคุณดูนะครับ

5. อย่าโหดร้ายกับตัวเอง/ทีมเกินไป

ผมคิดว่าข้อนี้ก็เป็นข้อสำคัญ จริงๆ มันไม่เป็นไรเลยนะที่จะลืม Track

คือถ้าคุณต้องมานั่งเตือนตัวเองทั้งวันให้เปิด-ปิดการทำ Time Tracking ผมคิดว่าไมเกรนขึ้นตายพอดี

ถ้าลืมทำ วิธีการง่ายๆ ก็คือแค่กลับมา Log ทีหลัง ที่สำคัญคือต้องมีสติและก็รู้ตัวเองครับ

สำหรับกับทีมก็เช่นเดียวกัน การเตือนให้กลับไป Log ผมคิดว่าเป็นอะไรที่โอเค แต่การไป Micro Manage บอกให้ Track ทั้งวันนี่เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำครับ

ผมคิดว่าผมโชคดีที่มีทีมดีๆ ที่มี Growth Mindset ที่กล้าลองอะไรใหม่ๆ และจะทำให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นกว่าเดิม ก็เลยไม่ค่อยมีปัญหาเรื่องนี้เท่าไหร่ครับ

ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการทำ Time Tracking

จริงๆ มีอยู่หลายตัวครับ

ถ้าเป็นตระกูลที่เกิดขึ้นมาเพื่อทำ Time Tracking โดยเฉพาะก็จะมี Everhour, Toggl, Harvest และ Clockify ในความเห็นของผม ข้อดีของเครื่องมือเหล่านี้คือการทำพวก Reporting ครับ แต่ข้อด้อยคือเครื่องมือเหล่านี้ เรามักจะใช้แต่พวกมันเพียวๆ ไม่ได้ จะต้องไปใช้คู่กับ Project Management Tool หรือ GTD Tool ครับ

Note: ทั้งนี้ บางตัวก็จะมีเครื่องมือในการทำ Project Management หรือ GTD ในตัวนะครับ เพียงแต่ว่าฟีเจอร์อาจจะไม่ได้ซับซ้อนมาก

ส่วนตระกูลที่สองคือตระกูลที่เริ่มจากการที่เป็น Project Management Tool หรือ GTD Tool อย่าง Clickup หรือ Wrike ครับ ข้อดีคือเครื่องมือเหล่านี้จะมีฟีเจอร์ Time Tracking เชื่อมต่อกับฟีเจอร์ Project/Task Management เลย ทำให้การทำงานและการดู Report ทุกอย่างอยู่ในที่ดีครับ แต่ข้อด้อยอาจจะเป็นเรื่องของ Reporting ที่ผมคิดว่าสู้ Time Tracking Tool โดยเฉพาะไม่ได้ครับ

Note: อ่านเพิ่มเติม แนะนำ 16 ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

สรุป

และนี่คือประสบการณ์การทำ Time Tracking กับตัวเองในช่วง 1-2 เดือนที่ผ่านมานะครับ

ที่ผ่านมาจะเน้นทำกับตัวเองเป็นหลัก สำหรับกับทีมก็เริ่มมีการทดลองทำกันบ้างแล้ว เดี๋ยวในปีนี้จะขยายผลทำอย่างจริงจังต่อนะครับ

หลังจากที่ลองทำ 6-12 เดือนแล้ว จะเอา Insights กลับมาแชร์เพิ่มเติมนะครับว่าเป็นยังไงบ้าง

“อะไรที่วัดผลได้ก็สามารถทำให้ดีขึ้นได้ครับ”

Happy managing your time ครับ!