แนะนำ 16 ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

24 ชั่วโมงต่อวันคือเวลาที่คนทุกๆ คนมีเท่ากัน แต่คนแต่ละคนนั้นสามารถใช้ประโยชน์จากเวลาได้ไม่เท่ากันเพราะเป้าหมาย นิสัย ความคิด และอีกหลายๆ เรื่องที่คนแต่ละคนมีไม่เหมือนกัน

เพราะฉะนั้นบทความนี้ไม่ได้จะมาช่วยในเรื่องของการตั้งเป้าหมาย เปลี่ยนนิสัย หรือปรับความคิด แต่จะเน้นหนักไปทางซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณใช้เวลาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ (Productivity Software) มากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงานก็สามารถเอาเครื่องมือเหล่านี้ไปใช้งานได้

ซึ่งจริงๆ แล้ว Productivity Software บนโลกใบนี้มีเป็นพันๆ หมื่นๆ ตัว ถ้าจะให้ผมมาเขียนแนะนำทั้งหมดคงไม่ไหวแน่ๆ เพราะฉะนั้นผมขอเขียนแนะนำเฉพาะตัวที่ผมเคยใช้งานหรือใช้งานอยู่และผมคิดว่าดีมาฝากแล้วกันนะครับ

Note: ซอฟต์แวร์ก็ส่วนนึง แต่ถ้าคุณไม่มีความคิดและความมุ่งมั่นในการบริหารจัดการเวลาของตัวเองให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ต่อให้เป็นซอฟต์แวร์เทพจากไหนก็ช่วยคุณไม่ได้นะครับ 🙂

16 ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

GTD (Get Things Done) Software – ซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยให้คุณจัดการ Task ต่างๆ ให้เสร็จได้ตามที่คุณตั้งใจ

1. Todoist

Todoist คือหน่ึงใน GTD Software ที่ดังที่สุดในโลกซึ่งมันสามารถช่วยจัดระเบียบงานต่างๆ ของคุณและกระตุ้นให้คุณทำ Task ที่คุณตั้งไว้ให้เสร็จได้ตามที่ตั้งใจผ่านระบบ Karma (เหมือนเป็นแต้มคะแนน ยิ่งคุณทำ Task เสร็จได้เยอะ ยิ่งได้คะแนนเยอะ)

สิ่งที่ผมชอบมากๆ เกี่ยวกับ Todoist คือมันใช้งานง่ายมากๆ เพราะเครื่องมือนี้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อจุดประสงค์อย่างเดียวคือทำให้คุณทำ Task ให้เสร็จ นอกจากนั้นแล้วสิ่งที่ผมคิดว่ามันสะดวกมากๆ เลยคือ NLP (Natural Language Processing) ความหมายคือถ้าผมพิมพ์ว่า Call James tomorrow at 11 p1 #personal ตัว Task ที่ชื่อว่า “Call James” จะถูกใส่เข้าไปในระบบพร้อมตั้งเวลาเป็นวันพรุ่งนี้ 11 โมง ความสำคัญระดับ 1 และอยู่ใน Project Personal

ทั้งนี้ผมคิดว่าถ้าคุณทำงานเป็นทีมใหญ่และต้องการใช้เครื่องมือในการบริหารจัดการงานที่มีฟีเจอร์หลากหลาย Todoist อาจจะยังไม่ตอบโจทย์ตรงจุดน้ันครับ

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนเริ่มต้นที่ $36 ต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Todolist ได้ที่นี่

2. Ticktick

Ticktick คืออีกหนึ่ง GTD Software ชื่อดังที่คนใช้เยอะครับ ซึ่ง Ticktick นั้นถูกสร้างขึ้นมาด้วยเหตุผลเดียวกับ​ Todoist เลยคือทำให้คุณทำ Task ของคุณให้เสร็จ จุดเด่นของ Ticktick ที่มีเหนือ Todoist คือเรื่องของการ Sync และดูงานทั้งหมดเป็นแบบ Calendar และการที่มันมีเครื่องมือช่วยจับเวลาในการทำงานรวมมาด้วยในซอฟต์แวร์เลย

จุดด้อยของ Ticktick คือการที่มันเป็น Lone Wolf ครับ ความหมายคือมันไม่ค่อยเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ตัวอื่นๆ เท่าไหร่

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนเริ่มต้นที่ $27.99 ต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Ticktick ได้ที่นี่

GTD Software อื่นๆ ที่ผมไม่เคยทดลองใช้งานจริงจังแต่คิดว่าน่าสนใจได้แก่ Things, Omifocus และ 2Do

Project Management Software – ซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยให้คุณบริหารจัดการ Project ให้เสร็จได้ตามที่คุณตั้งใจ

3. Trello

แนวคิดการจัดการงานแบบ Kanban (Kanban คือระบบที่ถูกคิดค้นมาโดยวิศวกรในบริษัทโตโยต้าเพื่อใช้สำหรับการจัดการงานสำหรับการทำ Just-in-time Manufacturing) นั้นมีมานานแล้ว แต่ Trello เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำให้แนวคิดนี้ก้าวขึ้นมาอยู่บนโลก Digital และโด่งดังไปทั่วโลก

ผมรู้จักกับคนหลายๆ คนทั้งในบริษัทขนาดใหญ่มากๆ และขนาดเล็กที่เลือกใช้ Trello ในการบริหารจัดการโปรเจคต์ต่างๆ เพราะว่า Trello ใช้งานง่ายและทุกอย่างถูกให้มองเห็นออกมาเป็นภาพ

ทั้งนี้เนื่องจากความง่ายของมัน ทำให้มันไม่ตอบโจทย์สักเท่าไหร่ถ้าคุณต้องบริหาร Project เป็นจำนวนมาก เพราะคุณจะเห็นแค่ Task แยกเป็น Board แต่คุณไม่สามารถรวม Task ของคุณที่มีอยู่ในทุก Board มาแสดงให้เห็นเป็นภาพรวมได้

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนเริ่มต้นที่ $45 ต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Trello ได้ที่นี่

Note: Trello ได้ถูกซื้อไปโดยบริษัท Atlassian เมื่อหลายปีก่อน เพราะฉะนั้นถ้าใช้ซอฟต์แวร์ของ Atlassian เช่น Bitbucket, Jira หรือ Confluence อยู่แล้ว การเชื่อมต่อ Trello กับเครื่องมือเหล่านี้น่าจะทำได้ง่ายครับ

4. Asana

Asana คือ Project Management Software ที่ดังที่สุดตัวหนึ่งของโลกซึ่งถูกก่อตั้งโดย Dustin Moskovitz (อดีตผู้ร่วมก่อตั้ง Facebook)

ผมและบริษัทของผมเคยใช้งาน Asana อยู่ช่วงนึง ข้อดีของมันคือฟีเจอร์เยอะเท่าที่จำเป็น ใช้งานง่าย และเห็นภาพรวมได้ดี อีกทั้งยังสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ฟรีจนถึง 15 Users ด้วย

เอาจริงๆ สำหรับ Asana แล้วผมยังไม่เห็นข้อด้อยสักเท่าไหร่ ยกเว้นราคาที่อาจจะถือว่าสูงถ้าคุณมีผู้ใช้งานในบริษัทเป็นจำนวนมาก

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนเริ่มต้นที่ $131.88 ต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Asana ได้ที่นี่

5. Clickup

Clickup เป็น Project Management Software น้องใหม่ไฟแรงที่เติบโตอย่างรวดเร็วในไม่กี่ปีมานี้ ซึ่งตอนนี้บริษัทของผมเองก็ใช้ Clickup อยู่เช่นเดียวกัน โดยที่ข้อดีของ Clickup คือมีฟีเจอร์ครบครัน และพยายามออกฟีเจอร์ใหม่ๆ แทบจะทุกสัปดาห์ อีกท้ังราคายังเป็นมิตรกว่าซอฟต์แวร์ตัวอื่นๆ ที่มีฟีเจอร์คล้ายกันอีกด้วย

ซึ่งจริงๆ แล้วข้อดีของ Clickup ในเรื่องฟีเจอร์นั้นก็ถือว่าเป็นข้อด้อยของพวกเขาเช่นเดียวกันเพราะการขยันออกฟีเจอร์ใหม่ๆ มากเกินไปทำให้คนใช้งานงงและเรียนรู้ตามไม่ทัน (คนในบริษัทของผมชอบบ่นเรื่องนี้ประจำ)

ทั้งนี้เมื่อลองเปรียบเทียบข้อดีข้อด้อยแล้ว ผมคิดว่า Clickup ก็ยังเป็นซอฟต์แวร์ที่ดีอยู่ครับ

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนเริ่มต้นที่ $60 ต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Clickup ได้ที่นี่

6. BaseCamp

BaseCamp เป็น Project Management Software ที่จบทุกอย่างได้ในตัวเองคือมีทั้งฟีเจอร์ Project Management, Chat, File Storage และอื่นๆ ที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการโปรเจคต์ได้ดีขึ้น (ถ้าเข้าไปในเว็บไซต์ของพวกเขาจะเห็นว่าพวกเราโฆษณาไว้เลยว่าใช้ BaseCamp ตัวเดียว แทนที่ Slack, Asana, Dropbox และ GSuite ได้หมด

อีกอย่างที่คนที่มีงบประมาณจำกัดน่าจะชอบคือการที่ราคาแพ็คเกจที่แพงที่สุดของพวกเขาคือ $99 ต่อเดือน (ใช้ได้แบบ Unlimited Users)

ส่วนข้อด้อยของ BaseCamp คือฟีเจอร์ทุกอย่างของพวกเขาค่อนข้าง Basic ถ้าคุณหรือทีมของคุณเป็น Advanced User ที่ต้องการใช้เครื่องมือที่ซับซ้อน BaseCamp อาจจะไม่เหมาะกับคุณ

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ $99 ต่อเดือน

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ BaseCamp ได้ที่นี่

Note: CEO และ CTO ของ BaseCamp ที่ชื่อว่า Jason Field และ David Heinemeier Hansson เป็นคนเขียนหนังสือชื่อดังที่ชื่อว่า Rework (ว่าด้วยเรื่องของการทำงานแบบใหม่ที่ใช้เวลาน้อย แต่ได้ผลลัพธ์มาก) นอกจากนั้นแล้ว CTO ของ BaseCamp ยังเป็นผู้สร้างภาษาโปรแกรมมิ่งอย่าง Ruby On Rails อีกด้วย ถ้าคุณสนใจผมแนะนำให้คุณไปศึกษาต่อครับ

Project Management Software อื่นๆ ที่ผมไม่เคยทดลองใช้งานจริงจังแต่คิดว่าน่าสนใจได้แก่ Wrike, Monday, Taskworld, Airtable และ ActiveCollab

Note Taking Software – ซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยให้คุณแปลงสิ่งที่อยู่ในหัวของคุณให้เป็นตัวอักษรหรือเสียงเพื่อให้คุณสามารถย้อนกลับมาเปิดดูได้ตลอดเวลา

7. Evernote

Evernote เป็น Note Taking Software ที่ดังที่สุดในโลก นอกจากฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณสามารถจดโน้ตได้อย่างง่ายดายแล้ว ฟีเจอร์อื่นอย่างเช่น Web Clipper (จัดเก็บเว็บไซต์ที่คุณสนใจไว้ใน Evernote), Document Scanning (การแสกนเอกสารต่างๆ), PDF & Doc Search (การค้นหาข้อมูลใน PDF หรือ Doc ใน Evernote) ก็น่าสนใจเช่นกันเพราะฟีเจอร์เหล่านี้เป็นฟีเจอร์เด่นของ Evernote ที่ไม่ค่อยจะมีในตัวอื่น

สำหรับข้อด้อย เท่าที่ผมเคยใช้มาผมยังหาไม่เจอเลยและผมเองก็ใช้ Evernote มาเป็นระยะเวลาหนึ่งเหมือนกัน (จนกระทั่งได้เจอตัวที่ตอบโจทย์กว่า ซึ่งผมจะเขียนถึงเป็นตัวถัดไป 🙂 )

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ 100 บาทต่อเดือน

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Evernote ได้ที่นี่

8. Notion

Notion เป็นซอฟต์แวร์น้องใหม่ไฟแรงที่นอกจากที่จะช่วยในเรื่องของ Note Taking แล้ว คุณยังสามารถใช้ Notion เพื่อจัดการ Task, สร้าง Knowledge Base ส่วนตัว และสร้าง Spreadsheet

อย่างที่บอกไป จุดเด่นของ Notion คือเป็นหลายตัวในตัวเดียว ซึ่งจุดเด่นจุดนี้ก็เป็นจุดด้อยเช่นเดียวกันเพราะว่ามันทำอะไรได้หลายอย่างเกินไปจนอาจจะทำให้มันใช้งานยากไปสักหน่อยในช่วงแรก

ผมเคยเขียนรีวิว Notion แบบละเอียดไว้ คุณสามารถเข้าไปอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่ครับ

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ $48 บาทต่อปี

Note Taking Software อื่นๆ ที่ผมไม่เคยทดลองใช้งานจริงจังแต่คิดว่าน่าสนใจได้แก่ One Note, Google Keep, Bear และ Agenda

Miscellaneous – Productivity Software อื่นๆ ที่น่าสนใจ

9. Rescue Time

ใน 1 วันที่นั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ คุณหมดไปกับอะไรบ้าง? ทุกอย่างสามารถเช็คได้จาก Time Management Software อย่าง Rescue Time ครับ

Rescue Time จะคอยติดตามดูว่าใน 1 วันเว็บไซต์ที่คุณเข้าไปเยี่ยมชมคือเว็บไซต์ไหนบ้าง (ทำได้ทั้งบน Desktop, Laptop, Tablet และ Mobile) ซึ่งคุณสามารถตั้ง Goal เพื่อจำกัดการใช้งานเว็บไซต์บางเว็บได้ (เช่นตั้งไว้ว่าจะเข้า Facebook วันละไม่เกิน 1 ชั่วโมง)

จุดที่ทำให้ผมรู้สึกวุ่นวายคือบางครั้งผมต้องไปนั่งกำหนดว่าเว็บไซต์ที่ผมเข้าไปนั้นตกอยู่ในหมวดหมู่ไหน (ถ้าเว็บไซต์นั้นๆ ไม่ดังมาก) แต่โดยภาพรวมก็ทำให้เข้าใจพฤติกรรมการ Browse ของตัวเองมากขึ้นครับ

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ที่ $6 ต่อเดือน

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Rescue Time ได้ที่นี่

10. Unroll.me

Unroll.me คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารจัดการ Email Inbox ของคุณ โดยที่มันจะเก็บรวบรวม Update หรือ Promotion (ที่คุณอาจจะไม่ได้อยากได้รับหรือเช็คมันทุกวัน แต่ยังอยากเก็บไว้ใน Email Inbox ของคุณอยู่เพื่อเป็นหลักฐานหรือเพื่อมาดูย้อนหลังได้) ไว้เป็นอีเมลฉบับเดียว ซึ่งคุณสามารถให้ Unroll.me ส่งอีเมลฉบับนี้มาให้คุณช่วงเช้า บ่าย หรือเย็นของวันก็ได้

ราคา: ฟรี (แต่บริษัทแม่ของเขาคือ Rakuten Intellegence ซึ่งเป็นบริษัท Research และเขาจะใช้ข้อมูลแบบไม่ระบุตัวตนของคุณเพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการทำ Research ของพวกเขา)

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Unroll.me ได้ที่นี่

11. IFTTT

IFTTT หรือ If This, Then That คือ Connector Software ที่ช่วยให้คุณส่งข้อมูลจากแอพหนึ่งที่คุณใช้ไปยังอีกแอพหนึ่ง เช่นถ้า Weather Forecast บอกว่าพรุ่งนี้ฝนตก คุณสามารถใช้ IFTTT ส่งข้อมูลนี้ไปยัง iPhone เพื่อ Remind คุณได้

โดยส่วนใหญ่แล้วแอพที่เชื่อมต่อกับ IFTTT นั้นจะเป็นแอพสำหรับ Personal Use เช่นพวก Productivity Apps, Personal Social Media Accounts, Google Drive หรือ IoT ที่ใช้ในบ้าน

ราคา: ฟรี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ IFTTT ได้ที่นี่

12. Zapier

Zapier คือ Connector Software เช่นเดียวกับ IFTTT ที่ช่วยให้คุณส่งข้อมูลจากแอพหนึ่งที่คุณใช้ไปยังอีกแอพหนึ่ง แต่แอพต่างๆ ที่อยู่ใน Zapier นั้น ส่วนใหญ่แล้วจะเป็น Business Apps เช่น CRM Software, Email Marketing Software หรือ Accounting Software

ตัวอย่างการใช้งานก็เช่น คุณอาจจะใช้ WordPress (เครื่องมือในการทำเว็บไซต์ และ Gravity Form (ซอฟต์แวร์ที่ช่วยสร้างฟอร์มเพื่อให้คนติดต่อเข้ามา) และ HubSpot (CRM Software) สิ่งที่ Zapier ช่วยคุณได้คือเวลามีคนเข้ามายังเว็บไซต์ WordPress ของคุณ แล้วกรอกฟอร์มผ่าน Gravity Forms ตัว Zapier จะส่งข้อมูลต่างๆ ที่คนกรอกมาเข้าไปยัง HubSpot CRM

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ $239.88 บาทต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Zapier ได้ที่นี่

13. Brain.fm

Brain.fm เป็นซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวกับเสียงโดยที่คุณสามารถเลือกได้ว่าอยากจะได้เสียงที่ช่วยในขณะที่คุณทำกิจกรรมแบบไหน (Focus, Relax, Sleep หรือ Meditate)

ส่วนตัวผมชอบใช้ Brain.fm ตอนที่นั่งสมาธิครับ มันทำให้ผมสามารถโฟกัสและนั่งสมาธิได้ดีขึ้นระดับนึงเลยครับ

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ $49.99 บาทต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Brain.fm ได้ที่นี่

14. Lastpass

Lastpass คือ Password Management Software ที่ช่วยให้คุณไม่ต้องจำ Password ต่างๆ อีกต่อไป นอกจาก Password แล้ว คุณยังสามารถใส่ข้อมูลอื่นเช่นข้อมูลบัตรเครดิตหรือโน้ตสำคัญได้

นอกจากนั้นแล้วอีกหนึ่งฟีเจอร์เด็ด (ที่ผมใช้บ่อยมากๆ) คือการแชร์ Login ให้กับคนอื่นโดยที่ไม่แชร์ Username และ Password

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ $36 บาทต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Lastpass ได้ที่นี่

นอกจาก Lastpass แล้ว ผมคิดว่า 1Password ก็เป็น Password Management Software อีกตัวที่ดีเช่นกันครับ

15. Slack

Slack เป็น Messaging Software ที่ช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ข้อดีของ Slack คือคุณสามารถใช้มันเป็นพื้นที่เพื่อคุยงานเป็นหลัก (แทนการใช้ LINE ที่มักจะปนกับเรื่องส่วนตัว) นอกจากนั้นแล้ว Slack ยังสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ได้เป็นอย่างดีอีกด้วย เช่นสมมุติว่าถ้ามีคนติดต่อสอบถามคุณเข้ามาผ่านเว็บไซต์ คุณสามารถตั้งค่าให้มันแจ้งเตือนคุณผ่าน Slack ได้

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ $80 บาทต่อปีต่อคน

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Slack ได้ที่นี่

16. Grammarly

Grammarly คือ Grammar Checking Software ที่ช่วยตรวจสอบคำศัพท์ภาษาอังกฤษที่คุณเขียน

ไม่ว่าคุณจะเก่งหรือไม่เก่งภาษาอังกฤษ ผมคิด่วา Grammarly ช่วยได้ครับ เพราะเวลาเราเขียน ความผิดพลาดมันอาจจะเกิดขึ้นได้อยู่แล้ว

ถ้าคุณทำงานที่ต้องใช้ภาษาอังกฤษบ่อยๆ Grammarly จะช่วยให้คุณเขียนได้เร็วและดีขึ้นแน่ๆ ครับ

ราคา: เริ่มต้นใช้งานฟรี พรีเมียมแพลนอยู่ที่ $139.95 บาทต่อปี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Grammarly ได้ที่นี่

สรุป

ผมหวังว่าลิสต์ของซอฟต์แวร์ที่ผมแนะนำจะช่วยให้คุณใช้ชีวิตและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ

สิ่งสำคัญที่คุณต้องไม่ลืมคือว่าซอฟต์แวร์เป็นแค่เครื่องมือครับ ความคิดและความมุ่งมั่นในการทำสิ่งต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพคือหัวใจหลักที่จะทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงๆ นะครับ

Stay Happy, Stay Productive นะครับ 🙂